Comment procéder à sa clôture de compte ?
Tout d'abord, la méthodologie et l'harmonisation des procédures de transmission des informations comptables sont importantes et multiples (par courriel, via un logiciel, fichier Excel, PDF... ). Et, si les différents pôles stratégiques de l'entreprise transmettent leurs résultats sans processus, la clôture et sa fiabilité en souffriront. Aussi, les différents acteurs doivent justifier leurs résultats et mettre en avant les difficultés qu'ils ont pu rencontrer. Le but étant d'identifier clairement les différents pôles de dépenses/achats lors de la clôture des états comptables (frais judiciaire, R&D, stocks, paye…). Si un service de la chaîne ne respecte pas ce devoir d'échange de données, la direction comptable et financière devra effectuer un travail de recherche, qui peut être très chronophage.
Plusieurs éléments sont à prendre en compte avant de procéder à la clôture :
- Vérifier que toutes les écritures ont été saisies, y compris les factures non parvenues, factures à établir, charges constatées d'avance, produits constatés d'avance, charges à payer, produits à recevoir qui doivent être recensés dans l'exercice actuel même si leurs impacts seront comptabilisés dans l'exercice suivant.
- Effectuer un rapprochement bancaire rigoureux entre les relevés de la banque et les différentes saisies comptables.
- Contrôler que toutes les écritures sont validées sur le logiciel comptable.
Que doit contenir le dossier complet ?
Le dossier doit contenir tous les justificatifs nécessaires pour déterminer les éléments ci-dessous :
- L'état de la trésorerie de l'entreprise (relevés bancaires, factures d'AGIOS, emprunts…)
- Les achats et ventes effectuées (Factures validées)
- Les différentes charges externes impactant l'entreprise (déclaration d'honoraires, contrats signés...)
- L'état des stocks lors de la clôture
- Les immobilisations (prêts accordés, contrats signés…)
- Les frais de personnel (contrat mutuelle salarié, copie des régularisations charges sociales…)
- Les capitaux propres (compte rendu de l'AG, document recensant les provisions…)
- Les autres comptes (transfert inter-entreprise, charges & provisions exceptionnelles…)
Il y a des points qui demandent plus de précisions. Ils vont différer en fonction de l'activité de l'entreprise : évaluation de certains titres de participation complexes qui donne lieu à des recherches et calculs en profondeur, les différences de stock entre ce qui est affiché sur le progiciel et les stocks effectifs, le choix ou non d'inscrire les dépenses de recherche à l'actif, l'impact de plusieurs autres normes comptables (IFRS, US GAAP…).
Anticiper les répercussions fiscales
La clôture de l'exercice est aussi l'occasion de faire un point sur la fiscalité, afin d'éviter les mauvaises surprises. En effet, concernant les provisions, il conviendra, en fonction des choix stratégiques retenus, de vérifier ce qui est déductible ou imputable au bénéfice de la société. Tout comme une attention particulière devra être portée aux crédits d'impôts (CICE, aide R&D…), où leurs calculs complexes sont à anticiper. Enfin, la participation des salariés dans le capital de la société doit faire l'objet de calculs préalables, pour évaluer le résultat fiscal et le versement possible de dividendes.
En conclusion, la clôture des comptes impose, outre les documents à réunir pour justifier la saisie comptable, une grande rigueur et de l'anticipation. Puisqu'elle influencera à court et moyen terme la stratégie et les obligations fiscales de l'entreprise. C'est pourquoi, de nombreux experts comptables et commissaires aux comptes préconisent désormais des « clôtures d'étape » tous les mois, pour se familiariser avec cette obligation.